Envio de informações para o Colégio Notarial do Brasil (e-Notariado)

Envio de informações para o Colégio Notarial do Brasil (e-Notariado)

Data da última revisão: 07/12/2020

 

Software a que se aplica este artigo: DOC-Windows

Implementado na versão/release: v2017 r2.23.3

Este artigo explica o que deve ser feito para que os dados de pessoas físicas presentes nos atos de firmas, procurações e escrituras sejam enviados para o Colégio Notarial do Brasil por intermédio do e-Notariado.

 Passo a passo 

  • 1º Passo Inserindo a chave do TOKEN e API KEY
  • 2º Passo – Definindo o usuário/estação responsável por enviar as informações
    • Defina qual usuário do DOC-Windows ou estação (computador) ficará responsável pelo envio das informações.
    • Também é possível deixar as duas opções marcadas, fazendo com que um respectivo usuário do DOC-Windows faça o envio dos dados apenas quando estiver em uma determinada estação. 

      Obs.: Mesmo durante o envio dos dados pelo e-Notariado, a estação pode ser utilizada para outros fins normalmente.

    • Por fim, informe em quantos dias o DOC-Windows deve disparar um alerta em casos do não envio de informações pelo e-Notariado, sendo que o valor mínimo é três e o máximo quinze.

  • 3º Passo – Configurando a carga inicial 
    • Na aba CARGA INICIAL, marque a opção “Ativar carga inicial – Inicia automaticamente de acordo com as configurações de usuários e estações” e defina o período que deverá ser informado.
    • De acordo com o provimento, o envio de informações deve ser feito da data atual até o dia 01/10/2019. Porém, caso opte por enviar os dados de um período maior, basta alterar a data clicando no campo “Carga inicial posterior a”.

    • Em seguida, defina o intervalo em que o DOC-Windows fará o envio dos dados (em minutos). A configuração padrão é 5 minutos. Por fim, clique no botão INICIAR.

    • Caso deseje verificar o log à medida que as informações são enviadas, clique no botão LOG DE ENVIOS. E se desejar reenviar a carga inicial devido a ter faltado algum registro no período, clique em REENVIAR CARGA.

    • Quando a carga inicial terminar, no status atual aparecerá “Concluído” na cor verde.

      Obs.: Ressaltamos que na carga inicial, nenhuma imagem vinculada aos registros de firmas, procurações e escrituras será enviada para o Colégio Notarial do Brasil. As imagens serão enviadas apenas durante o envio manual e diário.

  • 4º Passo – Habilitando os protocolos de envio
    • Estando na aba VERIFICAÇÃO DE PROTOCOLOS, habilite a opção “Verificar status dos lotes enviados automaticamente” e defina o intervalo em que os protocolos de envio serão gerados (em minutos). O valor padrão é 15 minutos.       
    • Agora basta clicar no botão INICIAR.

      Obs.: Recomendamos que o intervalo do envio de protocolos seja superior ao da carga inicial.

  • 5º Passo – Consultando os protocolos de envio
    • Para consultar os protocolos de envio, clique na aba PROTOCOLOS DE ENVIO, especifique o período e pesquise. Serão apresentadas as informações que foram enviadas com sucesso e com erro. 
    • Note que os botões “Reenviar” e “Ver erros” só ficam habilitados nos protocolos que não foram enviados com sucesso. E para corrigi-los, basta selecionar o protocolo, clicar em VER ERROS e editar o ato em questão. Após fazer a correção se baseando na mensagem de erro, salve o ato e clique no botão REENVIAR.

      Obs.: Caso deseje verificar apenas os protocolos de envio que deram erro, marque a preferência APENAS COM ERRO antes de fazer a pesquisa.

  • 6º Passo – Configurando o envio diário e as definições de imagem

    • Estando na aba ENVIO DIÁRIO, marque a opção “Enviar Cadastros de pessoas físicas automaticamente” e defina o intervalo de envio das informações diárias (em minutos). A configuração padrão é 60 minutos.
    • Para enviar as imagens vinculadas aos registros de firmas, procurações e escrituras (até a data de edição deste artigo, o envio das imagens ainda não é obrigatório), será necessário criar definições de imagens para armazenar o RG, CNH e Cert. Casamento da parte.

    • Para isso, selecione a definição de imagem correspondente ao RG, CNH e Cert. Casamento. Caso não possua nenhuma definição de imagem criada, clique no botão “Criar definição”, leia atentamente a mensagem de alerta e confirme clicando no botão SIM.

    • Faça o mesmo nas abas PROCURAÇÕES e ESCRITURAS (caso possua os módulos). Para estes casos, além das imagens da parte, também será necessário criar as definições de imagem de RG, CNH e CPF para o cônjuge da parte.
    • Por fim, clique no botão INICIAR para que as informações diárias comecem a ser enviadas. 

      Inserindo imagens nos registros de firmas, procurações e escrituras

    • Para inserir uma imagem nos registros de FIRMAS, basta localizá-lo no sistema, acessar a aba IMAGENS e dar um duplo clique no nome da definição de imagem.
    • O mesmo pode ser feito nos registros de PROCURAÇÕES e ESCRITURAS. Para isso, localize o registro, acesse a aba OUTORGANTES, OUTORGADOS ou PARTES, selecione o nome do participante do ato e clique no botão “Imagens docs. (F5)”  para que a imagem fique vinculada a esta pessoa.
      Por fim, dê um duplo clique no nome da definição de imagem e conclua o procedimento.

      Envio manual das Informações inseridas no sistema após o término da carga inicial

    • Caso o usuário inclua novas pessoas físicas nos módulos notarias do sistema ou digitalize imagens posteriormente à inclusão dos dados das partes no sistema após a carga inicial já ter sido realizada, será necessário enviar as novas informações manualmente.

    • Para isso acesse o caminho FUNÇÕES AUXILIARES > E-NOTARIADO > CCN – CADASTRO ÚNICO DE CLIENTE DO NOTARIADO e clique na aba ENVIO MANUAL.
    • Insira o período retroativo que deseja enviar e especifique se as pessoas já informadas pelo e-Notariado devem ou não ser enviadas novamente junto com as pessoas novas. Por fim, clique no botão ENVIAR.

Após concluir as configurações citadas no artigo, seu sistema estará pronto para proceder com o envio de informações pelo e-Notariado. Nossas recomendações quanto ao período que deverá ser enviado e os seus respectivos prazos, foram baseadas nos provimentos 88/2019 (https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/3025) e 100/2020 (https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/3334).

Em resumo: os dados das pessoas físicas que participaram de atos anteriores devem ser enviados até dia 30/11/2020. A partir de 01/12/2020 os envios diários deverão ser realizados pelo e-notariado.
Edit (07/12/2020): Prazo prorrogado! O Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal divulgou no dia 30/11/2020 um comunicado oficial informando que os tabeliães de notas poderão enviar a carga inicial de dados de clientes no módulo de Cadastro Único de Clientes (CCN) até o dia 31 de janeiro de 2021.

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