Envio de informações para o Colégio Notarial do Brasil (e-Notariado)
Data da última revisão: 07/12/2020
Software a que se aplica este artigo: DOC-Windows
Implementado na versão/release: v2017 r2.23.3
Este artigo explica o que deve ser feito para que os dados de pessoas físicas presentes nos atos de firmas, procurações e escrituras sejam enviados para o Colégio Notarial do Brasil por intermédio do e-Notariado.
Passo a passo
- 1º Passo – Inserindo a chave do TOKEN e API KEY
- Acesse o caminho FUNÇÕES AUXILIARES > E-NOTARIADO > CCN – CADASTRO ÚNICO DE CLIENTE DO NOTARIADO.
- Clique em CONFIGURAÇÕES AUTOMÁTICAS, acesse a aba GERAL, insira a chave do TOKEN e informe a API KEY em seus respectivos campos.
Obs.: Caso esteja com dúvidas sobre como conseguir essas informações, clique no ponto de interrogação que fica no canto superior direito ou acesse o link: https://colegionotarialdobrasil.freshdesk.com/support/solutions/articles/43000589284-ccn-gerac%C3%A3o-das-chaves-de-integrac%C3%A3o
- Acesse o caminho FUNÇÕES AUXILIARES > E-NOTARIADO > CCN – CADASTRO ÚNICO DE CLIENTE DO NOTARIADO.
- 2º Passo – Definindo o usuário/estação responsável por enviar as informações
- Defina qual usuário do DOC-Windows ou estação (computador) ficará responsável pelo envio das informações.
- Também é possível deixar as duas opções marcadas, fazendo com que um respectivo usuário do DOC-Windows faça o envio dos dados apenas quando estiver em uma determinada estação.
Obs.: Mesmo durante o envio dos dados pelo e-Notariado, a estação pode ser utilizada para outros fins normalmente.
- Por fim, informe em quantos dias o DOC-Windows deve disparar um alerta em casos do não envio de informações pelo e-Notariado, sendo que o valor mínimo é três e o máximo quinze.
- Defina qual usuário do DOC-Windows ou estação (computador) ficará responsável pelo envio das informações.
- 3º Passo – Configurando a carga inicial
- Na aba CARGA INICIAL, marque a opção “Ativar carga inicial – Inicia automaticamente de acordo com as configurações de usuários e estações” e defina o período que deverá ser informado.
- De acordo com o provimento, o envio de informações deve ser feito da data atual até o dia 01/10/2019. Porém, caso opte por enviar os dados de um período maior, basta alterar a data clicando no campo “Carga inicial posterior a”.
- Em seguida, defina o intervalo em que o DOC-Windows fará o envio dos dados (em minutos). A configuração padrão é 5 minutos. Por fim, clique no botão INICIAR.
- Caso deseje verificar o log à medida que as informações são enviadas, clique no botão LOG DE ENVIOS. E se desejar reenviar a carga inicial devido a ter faltado algum registro no período, clique em REENVIAR CARGA.
- Quando a carga inicial terminar, no status atual aparecerá “Concluído” na cor verde.
Obs.: Ressaltamos que na carga inicial, nenhuma imagem vinculada aos registros de firmas, procurações e escrituras será enviada para o Colégio Notarial do Brasil. As imagens serão enviadas apenas durante o envio manual e diário.
- Na aba CARGA INICIAL, marque a opção “Ativar carga inicial – Inicia automaticamente de acordo com as configurações de usuários e estações” e defina o período que deverá ser informado.
- 4º Passo – Habilitando os protocolos de envio
- Estando na aba VERIFICAÇÃO DE PROTOCOLOS, habilite a opção “Verificar status dos lotes enviados automaticamente” e defina o intervalo em que os protocolos de envio serão gerados (em minutos). O valor padrão é 15 minutos.
- Agora basta clicar no botão INICIAR.
Obs.: Recomendamos que o intervalo do envio de protocolos seja superior ao da carga inicial.
- Estando na aba VERIFICAÇÃO DE PROTOCOLOS, habilite a opção “Verificar status dos lotes enviados automaticamente” e defina o intervalo em que os protocolos de envio serão gerados (em minutos). O valor padrão é 15 minutos.
- 5º Passo – Consultando os protocolos de envio
- Para consultar os protocolos de envio, clique na aba PROTOCOLOS DE ENVIO, especifique o período e pesquise. Serão apresentadas as informações que foram enviadas com sucesso e com erro.
- Note que os botões “Reenviar” e “Ver erros” só ficam habilitados nos protocolos que não foram enviados com sucesso. E para corrigi-los, basta selecionar o protocolo, clicar em VER ERROS e editar o ato em questão. Após fazer a correção se baseando na mensagem de erro, salve o ato e clique no botão REENVIAR.
Obs.: Caso deseje verificar apenas os protocolos de envio que deram erro, marque a preferência APENAS COM ERRO antes de fazer a pesquisa.
- Para consultar os protocolos de envio, clique na aba PROTOCOLOS DE ENVIO, especifique o período e pesquise. Serão apresentadas as informações que foram enviadas com sucesso e com erro.
- 6º Passo – Configurando o envio diário e as definições de imagem
- Estando na aba ENVIO DIÁRIO, marque a opção “Enviar Cadastros de pessoas físicas automaticamente” e defina o intervalo de envio das informações diárias (em minutos). A configuração padrão é 60 minutos.
- Para enviar as imagens vinculadas aos registros de firmas, procurações e escrituras (até a data de edição deste artigo, o envio das imagens ainda não é obrigatório), será necessário criar definições de imagens para armazenar o RG, CNH e Cert. Casamento da parte.
- Para isso, selecione a definição de imagem correspondente ao RG, CNH e Cert. Casamento. Caso não possua nenhuma definição de imagem criada, clique no botão “Criar definição”, leia atentamente a mensagem de alerta e confirme clicando no botão SIM.
- Faça o mesmo nas abas PROCURAÇÕES e ESCRITURAS (caso possua os módulos). Para estes casos, além das imagens da parte, também será necessário criar as definições de imagem de RG, CNH e CPF para o cônjuge da parte.
- Por fim, clique no botão INICIAR para que as informações diárias comecem a ser enviadas.
Inserindo imagens nos registros de firmas, procurações e escrituras
- Para inserir uma imagem nos registros de FIRMAS, basta localizá-lo no sistema, acessar a aba IMAGENS e dar um duplo clique no nome da definição de imagem.
- O mesmo pode ser feito nos registros de PROCURAÇÕES e ESCRITURAS. Para isso, localize o registro, acesse a aba OUTORGANTES, OUTORGADOS ou PARTES, selecione o nome do participante do ato e clique no botão “Imagens docs. (F5)” para que a imagem fique vinculada a esta pessoa.
Por fim, dê um duplo clique no nome da definição de imagem e conclua o procedimento.
Envio manual das Informações inseridas no sistema após o término da carga inicial - Caso o usuário inclua novas pessoas físicas nos módulos notarias do sistema ou digitalize imagens posteriormente à inclusão dos dados das partes no sistema após a carga inicial já ter sido realizada, será necessário enviar as novas informações manualmente.
- Para isso acesse o caminho FUNÇÕES AUXILIARES > E-NOTARIADO > CCN – CADASTRO ÚNICO DE CLIENTE DO NOTARIADO e clique na aba ENVIO MANUAL.
- Insira o período retroativo que deseja enviar e especifique se as pessoas já informadas pelo e-Notariado devem ou não ser enviadas novamente junto com as pessoas novas. Por fim, clique no botão ENVIAR.
- Estando na aba ENVIO DIÁRIO, marque a opção “Enviar Cadastros de pessoas físicas automaticamente” e defina o intervalo de envio das informações diárias (em minutos). A configuração padrão é 60 minutos.
Após concluir as configurações citadas no artigo, seu sistema estará pronto para proceder com o envio de informações pelo e-Notariado. Nossas recomendações quanto ao período que deverá ser enviado e os seus respectivos prazos, foram baseadas nos provimentos 88/2019 (https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/3025) e 100/2020 (https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/3334).