Importação de registros via arquivo TXT

Data da última revisão: 27/07/2021

Software a que se aplica este artigo: DOC-Windows 

Implementado na versão/release: v2017 release 2.45

Este artigo tem como finalidade demonstrar como inserir registros no sistema DOC-Windows através de arquivos no formato TXT.

 Passo a passo 

• 1º Passo –  Criação da pasta e subpastas
  • Primeiramente será necessário padronizar o local em que os arquivos TXT ficarão salvos. A padronização deve ser: pasta e subpasta. A pasta pode ter qualquer nomenclatura. Porém, as subpastas devem manter o seguinte padrão de nomenclaturas: PNAS para NASCIMENTO, PCAS para CASAMENTO, POBI para ÓBITO e PRIN para LIVRO E.

    No exemplo abaixo, foi criada uma pasta com o nome Atualização de Arquivos, e dentro dela a subpasta PNAS.
    

  • Em seguida, adicione os arquivos TXT em suas devidas subpastas. Recomendamos que os arquivos tenham uma nomenclatura referenciando o módulo, exemplo: PNAS001.TXT para NASCIMENTO e NATIMORTO, PCAS001.TXT para CASAMENTO (Livro B e B AUX), POBI01.TXT para ÓBITO e PRIN001.TXT para LIVRO E.
  • Outra recomendação é referenciar o livro e seu número na nomenclatura dos arquivos, exemplo: A01.TXT para NASCIMENTO, CAUX01.TXT para NATIMORTO, B01.TXT ou BAUX01.TXT para CASAMENTO, C01.TXT para ÓBITO e E01.TXT para LIVRO E.
• 2º Passo –  Inclusão dos arquivos
  • Acesse o caminho Funções Auxiliares > Importação/Exportação > Importar do padrão DOC-Desktop > Registros.
    
    
  • Escolha a pasta onde se encontram as subpastas contendo os arquivos.
    
  • Selecione quais módulos serão importados e a ação realizada com os registros duplicados, sendo elas:
    Ignorar: incluirá apenas os registros inexistentes;
    Atualizar: Incluirá os registros inexistentes e atualizará os dados dos que já existem;
    Duplicar: incluirá todos os registros contidos no arquivo TXT (pode causar duplicidade de registros no sistema);
    Obs.: o critério para determinar se o registro existe ou não, é o conjunto dos seguintes campos: Nº do Acervo, CNS, Nome do Livro, Nº do Livro, Nº da Folha, Código Frente/Verso, Nº do Registro e Data do Registro.

  • É possível referenciar de qual local vieram os arquivos no campo Origem dos dados importados.
  • Por fim, clique no botão Importar.
    
  • Quando a importação dos arquivos é bem sucedida, uma mensagem de sucesso é apresentada.
    Consultando os logs
    • O DOC-Windows criará pastas para identificar os logs de sucesso e erro. A pasta de LOG mostrará todos os registros incluídos com sucesso, atualizados e com erro, neste exemplo foi usado um arquivo com a nomenclatura PNAS001.
      Atualizados: LOG geral que contém todos os registros que foram atualizados dos arquivos numerados (exemplo: PNAS001, PNAS002, PNAS003);
      Atualizados001: LOG específico de cada arquivo numerado, neste caso contém todos os registros do arquivo PNAS001 que foram atualizados;
      Erros: LOG geral que contém todos os registros que não foram importados;
      Inseridos: LOG geral que contém todos os registros que foram importados corretamente dos arquivos numerados;
      Inseridos001: LOG específico de cada arquivo numerado, neste caso contém todos os registros do arquivo PNAS001 que foram importados corretamente.
      
      
    • Exemplos de logs dos arquivos PNAS_ ATUALIZADOS_PNAS001 e PNAS_ATUALIZADOS.
      
    • Exemplo de log do arquivo PNAS_ERROS.
      
    • Exemplos de logs dos arquivos PNAS_ INSERIDOS_PNAS001 e PNAS_INSERIDOS.
      
    • Após a execução dos arquivos, eles serão movidos da pasta PNAS para a pasta PROCESSADOS.
      
    • Na raiz da pasta surgirá um relatório com a totalização das ações efetuados em cada registro importado no DOC-Windows.
      Históricos de registros 
      • No momento da importação dos arquivos, ao utilizar a opção Atualizar será incluído um histórico nos registros que foram atualizados, mostrando como estavam antes e depois da atualização dos dados.
        

A partir destes passos é possível incluir registros através de arquivos TXT e verificar quais registros foram incluídos, atualizados, descartados ou não incluídos por conta de erros.