Utilização do MultiScan

Data da publicação: 06/03/2025 (Daniel José)

Data de revisão: 29/05/2025 (Daniel José)

 

Software a que se aplica este artigo: DOC-Windows e MultiScan

Implementado na versão/release: v2017 r4.30

Este artigo irá demonstrar todos os recursos da aplicação MultiScan, que após devidamente instalada pela equipe da DeMaria poderá ser utilizada em seus equipamentos.

 

OBS: Requisito Técnico: Para utilizar o MultiScan, é necessário que a serventia possua um scanner compatível com Windows. Para garantir uma melhor performance, recomenda-se um equipamento que possua Alimentador Automático de Documentos (ADF), recurso que permite digitalizar várias páginas de forma contínua e prática.

Além disso, o MultiScan oferece suporte à digitalização frente e verso. Por isso, sugerimos optar por um scanner com essa funcionalidade, aproveitando assim todo o potencial do software.

 

 Passo a passo

• 1º Passo – Conferir privilégios dos usuários que irão usar a aplicação
  • Primeiro habilite o recurso no usuário desejado, dentro do cadastro do seu perfil:

• • Em seguida, conceda os privilégios, dentro sessão dos privilégios da manutenção ou no cadastro dos perfis:

• • Após isso, o MultiScan estará acessível dentro das Funções Auxiliares:

• 2º Passo – Confira as teclas de atalho ao abrir o MultiScan
  
  • Logo ao acessar o MultiScan você poderá visualizar a tela de atalhos para a utilização mais ágil da aplicação:

• • Caso já tenha fechado esta tela e queira revisar os atalhos, basta ir em: Ajuda > Teclas de atalho: 

• 3º Passo – Defina configurações iniciais
  
  • É possível definir algumas configurações iniciais antes de iniciar a utilização do MultiScan, sendo: 
    
    • Nome padrão dos livros para Nascimento, Casamento e Óbito:

• • • Na aba de Registro Civil, será possível configurar a definição de imagem padrão para cada um dos módulos, caso não tenha nenhuma definição de imagem criada para o módulo em questão, basta clicar em “Adicionar”:

• • • Para firmas as opções são semelhantes, adicionar ou selecionar uma definição de imagem já criada:

• • • As imagens digitalizadas para Registro Civil e Firmas serão armazenadas na pasta “DOCWIN”, junto às imagens do DOC-Windows, garantindo que os módulos do sistema as localizem facilmente. Para uso do MultiScan em outras finalidades externas ao DOC-Windows, é possível configurar o destino das imagens digitalizadas. Basta definir a pasta desejada na tela abaixo:

• • • Por fim, as configurações gerais na última aba serão possíveis de configurar:
      • Acervo padrão, bastando selecionar na lista os acervos que foram configurados no DOC-Windows:

• • • • Possível selecionar o Scanner padrão através da opção abaixo:

• • • • Por fim, definir o destino das imagens vinculadas ao DOC-Windows, aquelas que serão ser escaneadas para Registro Civil e Firmas. Por padrão, esse campo já virá configurado, de acordo com a estação em questão.

• 4º Passo – Aba de Digitalizar Imagens
  
  • Esta é a aba principal da aplicação, nela você irá realizar as digitalizações, podendo inicialmente selecionar o acervo caso tenha mais de um, e se o mesmo já tiver sido configurado como padrão não precisará selecionar. Em seguida poderá escolher qual módulo você adicionará as imagens adicionadas, ou se serão imagens externas:

• • Após isso, a definição de imagem padrão já virá selecionada, se desejar utilizar outra, poderá selecionar na lista exemplificada abaixo:

• • Em seguida, qualifique o livro a ser digitalizado, informando seu número, o total de registros por folha, a quantidade de folhas e o ano dos registros. Observação: Se o livro contiver registros de anos distintos, digitalize cada ano separadamente, iniciando por um e, depois, o próximo.

• • Após isso, informe a sequência de páginas a serem digitalizadas (exemplo: 1 a 50) e a sequência de registros correspondentes (exemplo: 26450 a 26499). Certifique-se de que os registros selecionados pertencem às páginas indicadas e sigam a ordem cronológica correta.

• • Após isso, basta clicar em digitalizar. O mesmo se aplica aos módulos de Casamento, Óbito e Livro-E, para o módulo de Firmas e Externo apenas que a tela poderá mudar, como exemplificado abaixo:
    • Firmas:

• • • Neste exemplo acima, pode se observar a opção de digitalização por ficha de firmas, armazenando na aba de Fichas de assinatura, com opção de utilizar frente e verso (TIFF) ou apenas frente com a preferência desmarcada, armazenando na tela abaixo:
    • Observação: Só será possível usar esse recurso caso o Scanner adquirido pela serventia tenha a tecnologia DUPLEX.

• • • Outra opção seria, armazenar as imagens em definições de imagens, trocando o modo para digitalização por definição de imagens, armazenando então na definição de imagem escolhida:

• • • Externo:

• • • Para digitalização externa, defina um título para as imagens, como “IMG”, e uma sequência numérica. Assim, os arquivos serão salvos na pasta escolhida no formato: “IMG-1”, “IMG-2” e assim por diante.
• 5º Passo – Relatório
  
  • Na aba “Relatório”, é possível visualizar dados das digitalizações filtrando por período e módulo. O relatório pode ser exibido na tela ou exportado, incluindo informações como usuário responsável, data, quantidade de imagens e outros detalhes.

• 6º Passo – Conferência de Livro
  
  • A ferramenta de conferência de livro permite consultar quais registros de determinados livros tiveram páginas digitalizadas. É possível filtrar por período e definição de imagem de acordo com o módulo selecionado.

• 7º Passo – Utilitários
  
  • Dentro de utilitários, você terá como recurso Logs e Manutenção. 

• • Manutenção: É um atalho a manutenção do DOC-Windows, onde pode definir privilégios, criar usuários entre outros recursos.
  • Logs: Você poderá visualizar as ações realizadas no MultiScan por meio de filtros que mostram alterações, digitalizações, acessos, gerações e exportações. Cada ação fica registrada com a data, hora e o usuário responsável.

• 8º Passo – Ajuda
  
  • Dentro da ajuda, vocês terão acessos ao SAC DeMaria, Base de conhecimento, Acesso remoto, Teclas de atalho como citado neste artigo e informações sobre esta aplicação.