DOC-Bot.IA – Utilização

Data da publicação: 11/02/2026
Data da última revisão: 09/04/2026

Software a que se aplica este artigo: DOC-Windows

Implementado na versão/release: v2017

Artigo responsável por demonstrar e ensinar sobre a utilização do DOC-Bot.
Para aprender sobre a configuração primária do DOC-Bot, acesse: DOC-Bot.IA – BC – Base de Conhecimento.

 

 Passo a passo 

1º Passo – Início do Atendimento via WhatsApp

• • Após a vinculação do WhatsApp institucional ao DOC-Bot.IA, toda interação recebida pelo número conectado será automaticamente tratada pela Inteligência Artificial.
  • A partir desse momento, os pedidos passam a ser gerenciados pelo Painel de Pedidos no DOC-Windows.
    • Se apresenta ao solicitante;
    • Conduz o fluxo de solicitação de certidão;
    • Coleta dados necessários;
    • Atualiza o status do pedido conforme a evolução do processo.

• 2º Passo – Painel de Pedidos
  
  • O Painel de Pedidos centraliza todos os atendimentos originados via WhatsApp.

• • Os pedidos são organizados por abas de status, sendo possível visualizar:
    • Quantidade de pedidos por aba (indicador no título);
    • Quantidade total no canto inferior direito.
      

• 3º Passo – Menus/Fluxo Internos do Pedido
  • Cada pedido apresenta três ações principais:

• • • Detalhes do Pedido (ícone de visualização);
    • Conversa do WhatsApp;
    • Orçamento / Ordem de Serviço.
      
  • Caso um pedido precise ser atendido por um humano, abrirá uma notificação:

• Detalhes do Pedido
  • Ao acessar os detalhes, o sistema exibe:
    • Linha do tempo com as etapas do pedido;
    • Informações fornecidas pelo cliente;
    • Dados de entrega (quando SEDEX);
    • Campo para observações internas;
    • Acesso ao registro vinculado;
    • Acesso à Ordem de Serviço.

• • É possível:

• • • Associar ou desassociar o registro;
    • Visualizar a OS vinculada.

• • A área de Dados da Entrega é habilitada exclusivamente para pedidos com modalidade SEDEX.
  •  WhatsApp
•  
  • Exibe todo o histórico de interação entre IA e solicitante.

• • Caso necessário, o cartorário pode:
    • Clicar em ACEITAR;
    • Assumir a conversa manualmente;
  • Continuar o atendimento sem interferência da IA.
• Ordem de Serviço / Orçamento

• • O comportamento do ícone depende do status:
    • Em Aguardando Atendimento e Aguardando Pagamento → exibe Orçamento;
    • Nas demais abas → exibe Ordem de Serviço.
• Filtros
  • O painel permite:

• • • Filtrar por múltiplos critérios;
    • Buscar por palavra-chave no campo “Procurar”;
    • Restaurar filtros padrão utilizando Limpar Filtros.
• Relatórios
  • É possível gerar relatório dos pedidos:
    • Modelo Analítico;
    • Modelo Sintético.
  • Os relatórios consolidam os atendimentos em andamento.

• Painel de Atendimento
  • Disponível para usuários que não sejam Suporte ou Supervisor.

• • Ao acessar:
    • É solicitado o e-mail do usuário;
    • Permite visualizar:
    • Conversas em atendimento manual;
    • Conversas ainda sob gestão da IA.
  • Ao clicar em ACEITAR, a conversa é transferida para atendimento humano.

• Aba Aguardando Atendimento

• • Permite:
    • Rejeitar pedido;
    • Associar registro;
    • Precificar pedido.

• Rejeitar
  • Utilizado em casos de não conformidade.

• • • Procedimento:
    • Clicar em Rejeitar;
    • Editar (se necessário) a mensagem automática;
    • Confirmar envio.
  • O pedido será marcado como Pedido Cancelado e migrado para Pedidos Finalizados.
• Associar Registro

• • • Clicar em Associar Registro;
    • Realizar busca integrada;
    • Selecionar e vincular.
  • Após vinculação, o botão passa a exibir: “Desassociar”.
• Precificar

• • Disponível apenas após vinculação do registro.
  • Procedimento:
    • Clicar em Precificar;
    • Preencher tela de Orçamento;
    • Selecionar Ato ou Ato Padronizado;
    • Gravar.
  • Após gravação:
    • Mensagem automática é enviada ao cliente com valor e instruções de pagamento;
    • Pedido migra para Aguardando Pagamento.

• Aba Aguardando Pagamento

• Marcar como Pago
  • Permite:
    • Marcar como pago;
    • Cancelar pedido.
      • • Após identificação do pagamento:
        • Clicar em Marcar como Pago;
        • O sistema executa processamento financeiro;
        • O Orçamento é convertido em Ordem de Serviço;
        • É gerado Depósito Prévio;
        • Usuário confirma inclusão.
  • O pedido avança para a próxima aba.

• • Mensagem automática de confirmação é enviada ao cliente.

• Cancelar Pedido
  • • Clicar em Cancelar Pedido;
    • Confirmar mensagem ao cliente;
  • Pedido é finalizado como cancelado.
• Aba Aguardando Execução

• • Nesta etapa:
    • O registro é visualizado;
    • A certidão é emitida;
    • O usuário marca o pedido como: “Executado”.
  • Ao executar:

• • • Mensagem automática de confirmação é enviada;
    • Pedido avança para Entregas.
• Aba Entregas
  • Exibe pedidos executados aguardando finalização.

• • Permite:
    • Impressão de etiqueta dos Correios (SEDEX);
    • Marcar como Entregue.
    • Ao marcar como entregue:
    • O sistema processa a finalização na OS;
    • Mensagem automática de encerramento é enviada;
    • Pedido é finalizado.
• Aba Finalizadas Hoje

• • Exibe:
    • Todos os pedidos finalizados no dia;
    • Não inclui pedidos rejeitados.
• Aba Todos

• • Exibe:
    • Pedidos aguardando atendimento;
    • Pedidos em processamento.
    • Não inclui pedidos rejeitados.
• Pedidos Finalizados

• • Aba histórica contendo:
    • Todos os pedidos concluídos;
    • Pedidos cancelados;
    • Pedidos rejeitados.
• Considerações:
  • • As mensagens automáticas podem ser customizadas nas configurações;
    • O fluxo depende da correta configuração do módulo financeiro;
    • A desconexão do WhatsApp interrompe o atendimento automatizado;
  • Recomenda-se monitoramento diário das abas críticas:
    • Aguardando Atendimento;
    • Aguardando Pagamento;
    • Aguardando Execução.